Privacygevoelige informatie delen – dat doe je toch niet!?

'Ik moet er niet aan denken dat persoonlijke bestanden verkeerd terecht komen.'

— Privacygevoelige informatie delen – dat doe je toch niet!?

Je kent het wel: je bent lekker aan het werk en doet waar je goed in bent – je professie uitoefenen. Op een werkdag verstuur je een aantal e-mails naar (potentiële) klanten, collega’s en andere doelgroepen. Sommige mailtjes bevatten bijlagen; kan je die eigenlijk allemaal zomaar versturen? Is het veilig of bevatten ze privacygevoelige informatie?  De vraag is: sta je er eigenlijk wel bij stil?

Moet dat?

Moet je stilstaan bij het delen van gegevens met derden en hoe dat technisch verloopt? Het antwoord is ja, dat moet je zeker. Sinds de invoering van de AVG in 2018 zijn er eisen gesteld aan het opvragen, bewaren en verspreiden van persoonlijke gegevens. Je krijgt er al mee te maken door het uitsturen van een factuur of een offerte.  Of door het bijhouden van afspraken met klanten en contactgegevens van klanten (zoals adres, e-mailadres of telefoonnummers). Het is aan jou als ondernemers om ervoor te zorgen dat je klanten erop kunnen vertrouwen dat jij hun gegevens beschermt en vertrouwelijk behandelt. 

 

Wat kan er dan misgaan?

Wat gebeurt er tussen het versturen van gegevens middels een bijlage via een e-mail en het ontvangen van diezelfde bijlage?  Het is mogelijk dat je e-mailbijlage wordt onderschept. Met andere woorden dat gegevens in handen komen van anderen. Of dat een ander meeleest, wat op hetzelfde neerkomt. Dat zet je wel even aan het denken de volgende keer dat je op de paperclip van je e-mailprogramma klikt om een bestand bij te voegen. Het is ook mogelijk dat je e-mailprogramma de bijlage te groot vindt qua formaat om te versturen. 

Hoe los je dat op?

Door een beveiligd portaal te gebruiken, als bijvoorbeeld Senditsafe. Senditsafe werkt met een fileserver die lokaal wordt gehost bij je eigen bedrijf. Of via de fileserver van een ICT dienstverlener als NEWMINDS systems (in beide gevallen geen invloed van buitenlandse partijen/servers). Het versleutelt (encrypeert) alle data en verstuurt deze via een beveiligde verbinding. De ontvanger krijgt een link toegestuurd en komt hierdoor bij het betreffende bestand. Het is 100% veilig, je mailbox komt niet te vol te zitten met zware bestanden en je weet zeker dat anderen er niet bij kunnen. En als je wilt geef je aan dat het 1 dag, 3 uur of 3 weken beschikbaar is. Nadat de termijn verloopt kan niemand meer via de link iets uploaden. 

Pluspunt

Senditsafe kan je integreren in jouw bedrijfsvoering. Tegelijkertijd is het mogelijk dat je de uploadsite volledig ’customized’ met jouw logo en overige bedrijfsuitingen. Daarmee is je uitstraling een professionele. Eén van de klanten van Senditsafe is Odette Klaver van RondOM Administraties. ‘Wij verwerken administraties voor diverse bedrijven en versturen álle loonstroken via Senditsafe. Het geeft ons een veilig gevoel, want het gaat om zeer persoonlijke informatie, verstuurd via het web. Wij geven bijvoorbeeld maximaal 7 dagen de tijd om de loonstrook op te halen, daarna verdwijnt het voorgoed. En de kans dat het bij onbevoegden terecht komt is  kleiner.’

 

Privacygevoelige informatie delen – dat doe je toch niet!? Of ben je je er niet goed van bewust of je het wel of niet doet – niet jouw cup of tea zeg maar. Of je kent geen alternatieven buiten je huidige werkwijze? ⬇️

 Wij kijken graag met je mee en bieden een oplossing. Neem contact op met NEWMINDS systems, via 074 – 20 20 112